フォルダ分けをやめたら仕事がはかどる！メール管理の最適解とは？

毎日コレ↓

シーサー

……メール多すぎん？？？

こんなお悩み、ありませんか？

ビジネスチャットツールが増えてきても、メールメインの会社もまだまだ多いですよね。

毎日のメール対応に追われ、

「あれ？どのメールまで確認したっけ？」
「どのメールに返信しないといけないんだっけ…？？」

と焦ること、ありますよね…

でも大丈夫

今日から世界が変わります。

しかもやることは超シンプル
なのに驚くほどラクになります。

ぜひこの記事を最後までお読みください。

シーサー

さぁ！煩雑なメール管理から開放されましょう！！

なお、今回紹介する管理方法は僕個人のノウハウではなく、書籍で紹介されている根拠ある方法です。

最後に書籍についても紹介さていただきます。

結論①：
「アーカイブ」を知ってほしい

使わないなんて損！アーカイブを知ればメール管理が激変

シーサー

え……
アーカイブをご存じないっ！？

Outlook、Gmail、iPhoneメール…どのメーラーにも標準である「アーカイブ」機能

でも 「知らない」「使ってない」 という人、多くないですか？

シーサー

今すぐアーカイブ
ポッチっとな

実際にアーカイブしてみよう

実際にメールをアーカイブしてみましょう！！

「え、メールが消えた！？？」

安心してください。
メールは削除されていません。

ちゃんと検索すれば出てきますし、フォルダ内にもあります。

シーサー

「アーカイブ」という機能を知って、使いこなしましょう

結論②：
フォルダ分けはもうやめよう

フォルダ分け、頑張ってるのにスッキリしない…

フォルダ分けをしているのに、こんな経験ありませんか？

• どのフォルダにあるかわからない
• 検索しても違うフォルダだった
• ルールを決めても”例外”が出てくる
• 一度開封してそのまま忘れる
• やりとりが増えると新しいフォルダを作ることに…

整理してるつもりが、逆に混乱してません？

実は、フォルダ分けこそが メール管理をめんどくさくする元凶 なんです。

「ほんとにやめて大丈夫なの？」「迷惑メールも受信箱に入るんだけど…」と不安になりますよね。

ご安心ください。

やめても良い理由、むしろやめるべき理由を説明します。

受信BOXは郵便受けのイメージ！

フォルダ分けしていなければ、まず「受信BOX」にメールが入りますよね。

「受信BOX」は、現実の郵便受けと同じだと思ってください！

メール受信は、家の郵便受けに手紙やチラシが届くのと同じイメージです。

もし、家の郵便受けが10個もあったらどうでしょう…？

• 「どの郵便受けに届いたか？」
  を毎回チェックしないといけない
• 「チラシはこっちで、請求書はあっち？？」
  と迷子になる
• 気づいたら郵便物が溜まってパンパン

フォルダ分けをするということは、ひとつのお家に複数の「郵便受け」がある状態なのです。

そりゃ、管理するのも大変に感じてしまうはず…。

受信BOX（郵便受け）を1つにして管理をシンプルにすることが、フォルダ分けをやめるべき理由です。

メール確認のルーティーンは以下のとおり

そうすると、何が起こるのか…？

シーサー

このメールの案件、対応したっけ…？
と迷うことはもうありません

検索機能をフル活用しよう！

「過去のメール、アーカイブに全部入れて大丈夫？」
「ごちゃごちゃになって探しにくくならない？」

大丈夫です。
むしろ、フォルダ分けより100倍ラク！

なぜなら、メールは「検索」すれば一瞬でみつかるから！

• 差出人を指定すれば一発で過去のやりとりが出てくる
• 「添付ファイルがあるメールだけ」も抽出できる！
• キーワード検索で「去年の〇〇案件のメール」も即発掘！！

OutlookやGmailなどのメーラーは、検索機能がとても有能です。

もし、検索のやり方がわからなければ…

「ChatGPT」に聞けば一発！！

たとえば、

って聞くだけです。すぐに解決。

シーサー

管理をシンプルにして検索機能を活用することが、メール管理の極意です

実践して感じたこと

もう元には戻れない！

この方法を実践して感じたことは、

• メールを探す時間が、ほぼゼロになった！
• フォルダを開く→迷う→やっぱり検索
  のムダが消えた
• 悩む時間がなくなり、仕事に全集中できる！

僕の場合、1日30分は悩んだり判断する時間が削減できたと感じています。ほんとに。

1週間にすると2.5時間…スゴい。

やっぱりシンプルな管理が一番！！！！

シーサー

時間削減も大きいですが、判断回数が減らせるというのも集中力キープには効いてきます

もし、”業務日報”のような

「確認の優先順位が低いけど、毎日大量に来るメール」

があれば、そういったものだけフォルダを分けると良いでしょう。

「基本はシンプルに！」を徹底して、必要に応じて自分のルールを追加することをオススメします。

未読スルーができない！でも…

この方法の唯一のデメリット、それは…

• めんどくさいメールが、消えない！
• 受信BOXに居座り続ける！
• 返信するまで、プレッシャーが消えない！

シーサー

忘れたいメールも忘れられない……

でも、これは実質 「最強のリマインダー機能」 でもあります。

受信BOXにメールが残っている限り、「やらなきゃ」が視覚化される。

シーサー

どうせやらなきゃいけないならサクッと片付けてアーカイブしちゃいましょう

プライベートでも大活躍
スマホの受信BOXもスッキリ！

お仕事だけでなくプライベートのメールでも威力を発揮します。

• ネットショッピングの通知
• メルマガ
• アプリの広告メール

スマホのメールアプリ、こんなメール溜まっていませんか？

放置しすぎて「どれが大事なメールかわからない…」なんてことに。

でも、この方法を実践すれば、一瞬でスッキリ！

もちろん「検索」すればいつでも確認できます。

この機会に、プライベートメールもスッキリさせてしまいしょう。

シーサー

保険の更新などの重要なメールの見落としを防ぐことができます！

まとめ

この方法、ちゃんと根拠があります！

今回の方法は、僕独自のノウハウではありません。

ちゃんと書籍で紹介されている、根拠のある時短テクニックです！

年間100時間の時短を実現した32のテクニック
アウトルック最速仕事術
著者：森新

こんなひとにオススメです。

• メール対応に追われる毎日を変えたい！
• もっとラクに、効率よくメール管理したい！
• Outlookを仕事で使っている！

メールに振り回されないためのテクニックが満載！

気になった方は、ぜひチェックしてみてください！

メール管理はシンプルが最強

フォルダ分けをやめて、アーカイブ機能を活用するだけで…

やることはとってもシンプル！

これで、メールの整理に時間をかけることなく、スッキリ運用できます！

今日からスッキリしたメール管理、試してみてくださいね！

それではまた！！

シーサー

Webライター
ブロガー

XInstagramContact

沖縄から本土（九州）へ飛び出し、
今は大分県♨️に生息する シーサー

ここ最近「沖ツラ」のアニメを見たことにより
故郷に帰りたい気持ちが込み上げてきた…


"自責"な働き方のフリーランスに憧れ、
Webライター目指して日々行動🔥

"コンテンツ運用"を学ぶため
「つれづれシーサーブログ」
にて情報発信中！

〜ブログのコンセプトは2つ〜
①人に役立つ情報発信がしたい！
②僕の人となりを知ってほしい！！

このブログを読んでくれたあなたに、
またいつかお逢いできる日を楽しみに…


それじゃぁ、またね！